het belang van een professionele email handtekening

Het belang van een professionele email handtekening

Heb jij al een email handtekening? Een e-mail handtekening is namelijk een mooie kans om meer bezoekers te krijgen op je website en social media. Ook maak je het mensen gemakkelijker om contact met je op te nemen. In deze blog leg ik uit waarom het hebben van een email handtekening belangrijk is en laat ik zien hoe gemakkelijk het is om een professionele e-mail handtekening zelf te maken.

Waarom een professionele email handtekening belangrijk is

Misschien heb je het maken van een e-mail handtekening al een tijdje op je to-do lijstje staan en is het er nog niet van gekomen. Of misschien denk je dat het maken van een handtekening moeilijk is. Het zelf coderen van een email handtekening is inderdaad best lastig, maar gelukkig zijn er een aantal tools die al het moeilijke werk uit handen nemen. Er is dus geen reden om langer te wachten met het maken van een handtekening, maar waarom zou je eigenlijk een e-mail handtekening moeten hebben?

1. Professionaliteit

Ga maar na: je ontvangt een zakelijke email zonder handtekening of je ontvangt een email met een handtekening die er bijvoorbeeld zo uit ziet:

een professionele e-mail handtekening
Mijn eigen e-mail handtekening

Wat vind jij dan aantrekkelijker en professioneler? Hopelijk ben je het met mij eens en kies je voor een email met email handtekening.

Emails waar in een email handtekening wordt meegestuurd zien er professioneler uit en daar voelen ze gelijk meer betrouwbaar aan. Ze kunnen ook je identiteit verifiëren door de informatie die je hun geeft over jezelf in de handtekening. Daarnaast laat het ook nog eens zien dat je tijd en moeite hebt gespendeerd om de ontvanger te voorzien van handige contact informatie (zodat ze daar zelf niet naar op zoek hoeven te gaan).

2. Branding

Een handtekening is een mooie kans om je zichtbaarheid te vergroten. Het laat zien wie jij bent al een bedrijf en versterkt je identiteit als bedrijf.

3. Meer bezoekers voor je website en social media

Door een link van je website te plaatsen in je email handtekening kun je meer bezoekers genereren voor je website. Promoot ook je social media kanalen door links of buttons te plaatsen in je handtekening. Zo maak je het ontvangers van jouw emails zo gemakkelijk mogelijk je te volgen. Op die manier is het eigenlijk ook je digitale visitekaartje.

Tips voor een effectieve email handtekening

Hopelijk ben je inmiddels overtuigt van het belang van een professionele email handtekening. Misschien vraag je af waar een goede, en vooral, effectieve email handtekening aan moet voldoen. Met deze tips ben je verzekerd van een effectieve handtekening:

  • Houdt het simpel.
    De beste email handtekening is een eenvoudige, overzichtelijke handtekening. Gebruik niet teveel kleuren door elkaar en zorg ook voor niet te veel tekst.
  • Klikbare links.
    Zorg er voor dat je links klikbaar zijn, want anders mist een handtekening natuurlijk zijn doel compleet.
  • Zorg dat deze basis informatie er in staat:
    Naam, positie in het bedrijf, logo, telefoonnummer, website url, email adres.
  • Je kunt de basis informatie aanvullen met:
    Een foto van jezelf, social media iconen, disclaimer.
  • Consistentie.
    Zorg er voor dat de email handtekening past binnen de huisstijl van je bedrijf. Het moet een onderdeel zijn van je huisstijl en binnen die richtlijnen vallen. Let er ook op dat elke werknemer hetzelfde ontwerp gebruikt voor de email handtekening.

Hoe maak je een professionele email handtekening?

Nu je het belang van een goede email handtekening weet en dankzij onze tips weet waar je op moet letten, wordt het hoog tijd om een digitale handtekening zelf te gaan maken. Er zijn een aantal opties die je kunt gebruiken, waaronder zelf een email handtekening te coderen. Email gebruikt echter verouderde html en css, dus als je hier niet zo mee bekend bent, zou ik dit niet aanraden. Ik zie veel mensen ook gewoon een email handtekening maken in Outlook, maar ook dit is niet de beste manier. Vaak ziet dit er namelijk toch niet helemaal professioneel uit. Beter kun je gebruik maken van de (gratis) tools die online beschikbaar zijn. Mijn favoriet is HubSpot.

een professionele email handtekening maken met HubSpot
Een digitale handtekening maken met HubSpot

HubSpot biedt je 6 templates aan. Kijk zelf welke je het mooiste vindt. Bij het tweede tabblad kun je alle gegevens invullen. Voer je social media urls in dan worden er automatisch iconen geplaatst. Ook de iconen voor telefoonnummer, email en website link krijg je er automatisch bij.

professionele digitale handtekening maken

Het derde tabblad is belangrijk, want hier kun je de kleuren bepalen van de tekst, buttons, iconen, enzovoort. Zorg er dus voor dat je de juiste hexcodes hebt van de kleuren van je huisstijl en vul deze hier in. Ook kun je kiezen voor een lettertype. Kies hier voor een lettertype dat gebruikt wordt in jullie huisstijl. Is dat niet mogelijk? Kies dan voor een lettertype wat er het meest bij past.

Bij het laatste tabblad kun je je logo plaatsen. Dit doe je door een link in te vullen die verwijst naar je logo. Upload een geschikt logo bestand naar je website en gebruik deze link. Zo weet je namelijk zeker dat je logo altijd werkt. Stel je voor dat je je logo upload op een externe website, dan kun je er niet altijd zeker van zijn dat je logo ook werkt in je handtekening. Als die website niet werkt of zelfs niet meer bestaat, dan werkt je logo niet wat er weer niet zo professioneel uit ziet.

Ook kun je in het laatste tabblad een call to action button creëren. Een call to action button is een knop die mensen uitnodigt tot het ondernemen van actie. Denk bijvoorbeeld aan “Vraag een offerte aan” of “Schrijf je in voor onze nieuwsbrief”. Persoonlijk ben ik niet zo’n voorstander er van om dit in je email handtekening te plaatsen, maar de mogelijkheid is er dus wel.

Je handtekening plaatsen in je email programma

Ben je helemaal tevreden over je email handtekening? Dan kun je klikken op de button “Create Signature”. Klik vervolgens op “Copy Signature” of “Copy Signature Source Code”. Dit laatste is de html en css code die je vervolgens in je email programma kunt plakken. Hoe dit werkt verschilt per programma. Sommige programma’s kun je echter geen code plakken, zoals bij Outlook. Voor Outlook klik je dus op “Copy Signature”. Op een Apple computer werkt het als volgt: Ga naar Preferences > Signatures. Klik op het plusje om zo een nieuwe email handtekening aan te maken. Er opent zich een nieuw scherm waar je de email handtekening kunt plakken. Opslaan en klaar is je handtekening! Voor Windows werkt het iets anders. Dit kun je hier vinden.

Een email handtekening zorgt voor een professionele en betrouwbare indruk. Er is geen excuus meer om geen goede digitale handtekening te hebben. Een professionele email handtekening maken wordt namelijk een stuk makkelijk dankzij online tools, zoals HubSpot. Denk aan onze tips en zorg er vandaag nog voor dat je een effectieve email handtekening hebt.

Vond je dit een handig artikel? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief en ontvang meer handige tips om je bedrijf te laten groeien.

Lees ook: Zo zet je een email campagne op met MailChimp

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top